Технические 15.09.2020

Профессия Секретарь-машинистка: описание, суть, какая зарплата

8 мин.

О профессии Секретаря-машинистку

Секретарь-машинистка обычно работает в офисе и выполняет множество функций, связанных с помощью руководителю, обеспечением работы офиса. Среди обязанностей секретаря-машинистки: ведение документооборота, работа с документами, доведение информации до сотрудников, организация телефонных переговоров, прием и передача телефонограмм, подготовка заседаний, оформление протоколов, работа с компьютером, факсом, набор текстов документов, приказов, инструкций.

Секретарь-машинистка обычно работает в офисе и выполняет множество функций, связанных с помощью руководителю, обеспечением работы офиса. Среди обязанностей секретаря-машинистки: ведение документооборота, работа с документами, доведение информации до сотрудников, организация телефонных переговоров, прием и передача телефонограмм, подготовка заседаний, оформление протоколов, работа с компьютером, факсом, набор текстов документов, приказов, инструкций. Секретарь-машинистка должна уметь работать на компьютере, владеть навыками быстрого набора текста, быть грамотной, знать офисную технику, документооборот и основы организации труда.

Как будет меняться характер труда и востребованность профессии “Секретарь-машинистка” в будущем?

Большинство функций секретаря смогут выполнять компьютерные программы – распределять звонки, составлять расписания, планировать встречи, заказывать авиабилеты в командировку и т. д. Уже сейчас существует софт, способный взять на себя часть этих обязанностей – вопрос в том, чтобы разработать оптимальное решение, объединяющее максимум функций. Набор текста руками на клавиатуре очень скоро станет рудиментом.

Уже сейчас системы распознавания голоса (например, Яндекс.Диктовка) и преобразования речи в текст позволяют замещать труд подобных профессионалов. Технологии развиваются настолько быстро, что к 2017 году использование таких программ станет повсеместным. Системы автоматизации документооборота, оцифровка всех документов и архивов, развитие технологий цифровых коммуникций приведут к использованию сетевых решений в этой области и документоведы и делопроизводители просто будут не нужны.

Профессия «Секретарь-машинистка» на рынке труда России

По статистике популярных сайтов работы за последние 30 дней в России открыты 833 вакансии по 1 должности профессии «Секретарь-машинистка» с указанием заработной платы.

Заработная плата

Средняя – 33 000

Минимальная – 23 100

Максимальная – 156 520

Максимальное количество вакансий по должностям

Секретарь – 833 вакансии

Секретарь-машинистка

Должностные обязанности. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

 Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). Печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

 Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимает документы на подпись руководителю. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства, структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений, машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материала при печатании различных документов, правила печатания деловых писем с использованием типовых форм, правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов, правила пользования приемно-переговорными устройствами, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, основы организации труда, основы законодательства о труде, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Основные требования к соискателю на должность секретаря

Кандидат на место секретаря, как следует из объявлений на сайтах hh.ru, superjob.ru, zarplata.ru, должен обладать следующими навыками и личными качествами:

  • среднее специальное или высшее образование (профильное будет преимуществом);
  • знание основных офисных программ;
  • владение основами делопроизводства;
  • опыт работы с оргтехникой;
  • внимательность, аккуратность;
  • знание делового этикета;
  • коммуникабельность, грамотная речь;
  • пунктуальность;
  • опрятность в одежде, соблюдение делового стиля (дресс-кода).

Секретарь в международной или крупной российской компании также должен знать иностранные языки (как минимум английский). Если у соискателя есть опыт работы, это повысит его шансы получить должность.

Секретарь

Приятная внешность сотрудника (как для женщины, так и для мужчины) – лишь один из аспектов, влияющих на успешное трудоустройство

Обучение секретарей проводится на специальных курсах, которые предлагают как государственные, так и частные образовательные учреждения. Краткосрочные профильные курсы часто выбирают взрослые люди, уже имеющие среднее или высшее образование, желающие получить новую специализацию или повысить свою квалификацию.

В колледжах Москвы можно получить диплом секретаря-машинистки или секретаря-стенографистки на базе 9 или 11 классов бесплатно, за счет госбюджета.

Должностная инструкция секретаря-машинистки

1. Общие положения

1. Секретарем-машинисткой принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

2. Секретарь-машинистка принимается на должность и освобождается от должности __________ организации (директором, руководителем) по представлению __________ (должность)

3. Секретарь-машинистка должна знать:

— положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;

— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

— машинопись;

— правила орфографии и пунктуации;

— порядок расположения материала при печатании различных документов;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— основы организации труда;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

4. В своей деятельности секретарь-машинистка руководствуется:

— законодательством Российской Федерации,

— Уставом (положением) организации,

— приказами и распоряжениями ___________ организации, (генерального директора, директора, руководителя)

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно: __________ (должность)

6. На время отсутствия секретаря-машинистки (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное __________ (должность) организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности секретаря-машинистки

Секретарь-машинистка:

1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.

2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.

4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

7. Печатает по указанию руководителя различные материалы.

8. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

9. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

10. Принимает документы на подпись руководителю.

11. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

13. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

III. Права

Секретарь-машинистка имеет право:

  1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающихся ее деятельности.
  2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
  3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
  4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения ее должностных обязанностей.
  5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей.

IV. Ответственность

Секретарь-машинистка несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

 

Источники

  • https://postupi.online/professiya/sekretar-mashinistka/
  • https://classinform.ru/eksd/kvalifikatcionnye-harakteristiki-dolzhnostei-rabotnikov/obshcheotraslevye-zaniatykh-na-predpriiatiiakh-v-uchrezhdeniiakh-i-organizatciiakh/dolzhnosti-sluzhashchikh/sekretar-mashinistka-obj197.html
  • https://ostrovrusa.ru/skolko-zarabatyvaet-sekretar
  • https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaya-instruktsiya-sekretarya-mashinistki
  • https://www.rabotka.ru/job_description/309.php
  • https://ru.jooble.org/m/%D1%80%D0%B0%D0%B1%D0%BE%D1%82%D0%B0-%D1%81%D0%B5%D0%BA%D1%80%D0%B5%D1%82%D0%B0%D1%80%D1%8C-%D0%BC%D0%B0%D1%88%D0%B8%D0%BD%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%BA%D0%B0
  • https://moskva.trud.com/salary/693/85387.html
[свернуть]
Оцените статью
Понравилась статья?
Комментарии (0)
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Комментарии закрыты.