Реклама, маркетинг и PR 02.08.2020

Профессия организатор мероприятий (Event-менеджер): подробное описание

16 мин.

Суть профессии

В настоящее время мало кто берет на себя роль по организации какого-либо торжественного мероприятия (свадьба, день рождения, корпоративные праздники и так далее). Сейчас эту роль практически полностью делегировали на квалифицированных и опытных организаторов.

Эти специалисты помогают заказчику и гостям наслаждаться праздником в полном объёме не переживая, что кому-то из приглашенных будет скучно и не комфортно.

История профессии

Сейчас уже сложно установить, когда именно возникла специальность организатор, но одно с уверенностью можно утверждать, что это было задолго до нашей эры.

У наших предков существовали празднования и другие мероприятия в виде гладиаторских боёв и многое другое. Конечно, всем этим занимались специальные люди, которым были доверены полномочия.

Но одно можем утверждать с уверенностью, что первые курсы по подготовке организаторов появились в конце 19 начала 20 веков.

Пройдя недолгое обучение, начинающий специалист приобретает следующие знания и навыки:

  • Написание сценария;
  • Продумывание тематики;
  • Реализация сценария и контроль за его полным соответствием;
  • При возникновении форс мажорных обстоятельств, максимально быстро исправляет ситуацию и делает все, что в его силах, чтобы гости либо не поняли оплошности, либо максимально быстро забыли о ней.

Требования к личным качествам организатора

Для того, чтобы понимать, подходит вам та или иная профессия, необходимо ознакомиться с перечнем требований к личности человека. И если находите полное соответствие, то это ваша профессия.

А мы разберем, каким должен быть организатор:

  • Иметь задатки творческого человека;
  • Иметь высокий уровень ответственности;
  • Быть высоко коммуникабельным и не бояться общения с большим количеством людей;
  • Иметь приятную внешность и четкую дикцию;
  • Быть обаятельным и уметь с лёгкостью располагать к себе людей.
  • Быть лидером и иметь задатки руководителя.

В каких областях можно работать

  • Свадебный организатор
  • Организатор конференций
  • Организатор социально-культурных мероприятий
  • Специалист по конгрессо-выставочной деятельности

Заработная плата

  • от 30 000 ₽Начинающий специалист
  • до 125 000 ₽Ведущий специалист

График работы и характер труда

  • Подвижный график
  • Офисная работа
    Разъезды по городу

Какими качествами должен обладать event-менеджер

  • Умение быстро принимать решения в любых ситуациях
  • Энергичность, креативное мышление и творческий потенциал
  • Владение навыком деловых переговоров
  • Лидерские качества, умение организовать свою работу и работу других людей

Внимание к мелочам

Мелочи, как известно, составляют целый образ, а одна маленькая деталь способна разрушить имидж целого мероприятия. Очевидным доказательством этой непреложной истины является один интересный случай. Как-то раз во время организации одного мероприятия в автосалоне начинающий ивентор забыл предупредить моделей-участниц события о цвете туфель, которые надо было взять с собой. Для каждой был подобран и составлен отдельный красивый вечерний образ с коктейльным платьем, шикарной укладкой и до мелочей продуманным бьюти-образом, но из-за мелкого недочета в работе новичка-организатора образы моделей остались незавершенными. Двадцать девушек пестрили обувью разных расцветок, и если атмосфера мероприятия в целом не была испорчена этой неприятностью, то осадок в душе стилистов и организаторов, безусловно, остался.

Стоит ли говорить, что в процессе подготовки мероприятия нужно не только погружаться с головой, но и тщательно учитывать каждую деталь при его организации. Необходимо продумать и предотвратить все возможные варианты, которые могут помешать в организации события. Для организатора мероприятия должно быть важно мнение каждого участника, будь то обслуживающий персонал или самые почетные гости. Вклад каждого человека в проводимое событие должен быть по достоинству оценен и замечен с тем, чтобы, во-первых, подтвердить свой профессионализм и, во-вторых, работать на свой личный бренд, имидж и репутацию, которые так важны в сфере ивент-бизнеса.

Хочешь сделать хорошо — сделай это сам

«Мероприятие оказалось на редкость скучным. Если бы во время обеда в комнату заглянул инопланетянин, он бы решил, что гуманоиды общаются между собой посредством звяканья вилок о ножи», — Уильям Сатклифф.

Главная проблема всех начинающих организаторов — это отсутствие обширной базы утвержденных подрядчиков и опытной, грамотной команды, поэтому контроль за процессом организации следует еще более ужесточить и осуществлять буквально 24 часа в сутки. К чему нужно быть готовым, если собираешься стать профессионалом-ивентором?

Во-первых, отвыкни от сна. Накануне запуска проекта ивентор редко может позволить себе понежиться в постели, вместо этого нередки случаи, когда бедолага вынужден сорваться ночью в типографию, чтобы убедиться в цвете печати баннера, к примеру. Ответственный организатор-новичок при выборе кавер-группы, с которой можно будет заключить контракт на мероприятие, заранее придет на выступление группы, чтобы определить, подходит ли она для сотрудничества. При отсутствии наработанной базы по кейтерингу организаторам необходимо проводить тест-фуд для проверки качества предоставляемых блюд.

Все это необходимо для того, чтобы в дальнейшем избежать недопониманий и разногласий с клиентом, но трудности меркнут перед тем, какое вы создаете себе имя в результате кропотливой работы, как мечтают работать именно с вами и с каким множеством интересных, одиозных, неоднозначных, но, безусловно, захватывающих людей вы знакомитесь.

Стрессоустойчивость

«Кто не падает – тот не встает», – сказал как-то боксер Федор Емельяненко после поражения своему бразильскому коллеге Фабрисио Вердуму.

Что-то подсказывает, что афоризм, который необходимо выучить наизусть во избежание лишней нервотрепки, – не только спорт. Ошибки и провалы – лучшие учителя в жизни при условии, что вы хорошо усваиваете ее уроки. Главное – вовремя собраться, признать свое поражение и постараться исправить его последствия. Горячее сердце и холодный разум всегда подскажут правильный выход из любой ситуации.

Пунктуальность

Время – важнейший ресурс в ивенте. Ивентор должен взять за правило приезжать на проект раньше всей остальной команды, что свидетельствует о высоком профессионализме работника. Стоит организатору лишь один раз опоздать на мероприятие – и его репутация будет испорчена, доверие к нему утрачено, а команда и участники станут позволять себе халатное отношение к проекту.

Готовность к форс-мажорам

Event-менеджер – не массовик-затейник, как многие думают. Для реализации большинства проектов приглашают артистов и ведущих. Однако организатор мероприятий должен быть готов к тому, что в любой момент что-то может пойти не так. Тогда ему нужно будет работать за себя и за того парня.

Даже директора крупных event-агентств могут оказаться в такой ситуации, что им придется самим листать слайды презентации для известного спикера или прокладывать кабель для аппаратуры. Амбиции амбициями, но необходимо всегда помнить о том, что успех мероприятия важнее громких должностей.

Здесь очень важны стрессоустойчивость, умение быстро принимать решения и действовать в нестандартных ситуациях. Ключевой спикер опоздал на самолет, ведущий не пришел, в здании нет электроэнергии – форс-мажорные ситуации бесчисленны, а ответственность за все часто ложится именно на плечи event-менеджера.

Мультизадачность и доступность

Современные мероприятия требуют массы сопровождающих деталей – брошюр, сувенирной продукции, электронных материалов. Иногда организатору мероприятий приходится быть и дизайнером, и компьютерщиком, и звукорежиссером.

Конечно, не всегда event-менеджер будет делать все своими руками. Но чтобы не произошло накладок и не терялся контроль над ситуацией, ему нужно хотя бы разбираться в основах. Тогда он сможет правильно поставить задачу поставщикам требуемых услуг.

Event-менеджер должен знать:

  • чем формат jpeg отличается от gif;
  • что значит печать 4+0;
  • как настроить проектор;
  • как переслать по электронной почте объемный макет.

Еще одна особенность профессии: современный event-менеджер всегда на связи. Если вы мечтаете о том, чтобы в выходные дни отключить телефон и не думать о работе, организация мероприятий вряд ли будет лучшим выбором в качестве дела вашей жизни.

Event-менеджер готов ответить на любой вопрос и разрешить любую проблему в режиме 24/7, независимо от того, где он находится и чем занят. С другой стороны, организация делового саммита в Швейцарии, поездка на Каннский кинофестиваль или свадьба для VIP-клиента на тропических островах стоят того.

Перечень обязанностей

Основные задачи event-менеджера сводятся к планированию, непосредственно организации и проведению различных мероприятий. А вот обязанностей у ивент-менеджера очень много. В частности, представитель этой профессии должен:

  1. Разрабатывать концепции, программы, а также сценарии событий.
  2. Готовить презентации событий и защищать свои идеи перед заказчиком.
  3. Составлять смету и контролировать бюджет, выделенный на мероприятие.
  4. Искать, вести переговоры и контролировать работу субподрядчиков (как правило, это дизайнер, флорист, артисты, ведущие и другие).
  5. Искать, приглашать и вести переговоры с VIP-гостями, экспертами и спикерами.
  6. Писать тексты о запланированных и уже состоявшихся событиях.
  7. Всячески продвигать мероприятия, тесно взаимодействуя с разными СМИ – офлайновыми и онлайновыми.
  8. Координировать проведение мероприятий.

Взаимодействие с партнерами

Event-менеджер не только придумывает мероприятия, но и управляет ими. Любое событие, пусть даже самое крошечное, представляет собой плод труда нескольких человек. В задачи event-менеджера входит найти этих людей и организовать их взаимодействие.

Отели, бизнес-центры, рестораны, концертные агентства, турфирмы, авиакомпании, артисты, типографии, дизайнеры – это неполный список потенциальных партнеров, с которыми приходится работать. Отыскать нужного человека бывает нелегко. Поэтому профессиональные организаторы мероприятий обычно имеют свою базу контактов, которая ценится на вес золота.

Кроме того, с каждым партнером нужно найти общий язык. Соответственно, коммуникативные навыки и умение работать в команде просто необходимы. Надо уметь поговорить со всеми – и с капризной звездой эстрады, и с суровым финансовым директором, и с нелюдимым разработчиком сайтов. Менять лексикон приходится по нескольку раз на дню.

Цифры и маркетинг

Помимо умения ладить с людьми, event-менеджер должен дружить с цифрами и уметь грамотно составлять бюджет. После завершения мероприятия может потребоваться отчет с полной документацией. Бумажной работой тоже часто приходится заниматься самому event-менеджеру.

Нередко взносы за возможность попасть на мероприятие приносят солидный доход. Таким образом, в задачи организатора входит привлечение гостей, а это уже продажи и маркетинг.

Крупные мероприятия обычно имеют большие бюджеты и проходят при участии спонсоров. Формирование и продажа спонсорских пакетов – тоже обязанность event-менеджера.

Кроме того, многие мероприятия требуют освещения в прессе. Поэтому event-менеджер может также выполнять функции специалиста по связям с общественностью и заниматься привлечением медиа-спонсоров, приглашением журналистов и контролем выхода публикаций.

Где учиться

Event-менеджменту пока не учат ни в одном вузе, поэтому большинство event-менеджеров сегодня самоучки или закончили специальные курсы. Часто в event-менеджмент приходят журналисты, актеры, режиссеры, специалисты по рекламе и PR.

Направления образования:

        Вузы:

         42.03.01 – Реклама и связи с общественностью

    • Академия гражданской защиты МЧС России (АГЗ) Гуманитарный факультет
    • Государственный университет управления (ГУУ)
    • Российский государственный университет физической культуры, спорта, молодежи и туризма (ГЦОЛИФК) Гуманитарный институт
    • Московский государственный технический университет “МАМИ” (МАМИ) Гуманитарно-экономический институт им. B.C. Черномырдина
    • Российский государственный технологический университет им. К.Э. Циолковского (МАТИ) Институт менеджмента, экономики и социальных технологий
    • Московский государственный гуманитарный университет им. М.А. Шолохова (МГГУ Шолохова) Факультет журналистики
    • Московский государственный институт международных отношений (университет) МИД РФ (МГИМО) Факультет международной журналистики
    • Московский государственный лингвистический университет (МГЛУ)
    • Московский городской педагогический университет (МГПУ) Институт гуманитарных наук
    • Московский государственный технический университет гражданской авиации (МГТУ ГА) Факультет управления на воздушном транспорте
    • Московский государственный университет (МГУ) Философский факультет
    • Московский государственный университет дизайна и технологий (МГУДТ) Институт социальной инженерии
    • Московский государственный университет природообустройства (МГУП) Гуманитарно-педагогический факультет
    • Московский государственный университет печати им. Ивана Федорова (МГУПеч) Институт коммуникаций и медиабизнеса
    • Московский государственный университет технологии и управления им. К.Г. Разумовского (МГУТУ) Институт социально-гуманитарных технологий
    • Московский государственный университет путей сообщения (МИИТ) Гуманитарный институт
    • Московский гуманитарный университет (МосГУ) Факультет рекламы
    • Московский технический университет связи и информатики (МТУСИ) Факультет экономики и управления
    • Московский энергетический институт (технический университет) (МЭИ) Гуманитарно-прикладной институт
    • Национальный исследовательский университет “Высшая школа экономики” (НИУ ВШЭ) Факультет коммуникаций, медиа и дизайна
    • Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ (РАНХиГС) Институт общественных наук; Институт отраслевого менеджмента
    • Российский государственный аграрный университет – МСХА им. К.А. Тимирязева (РГАУ – МСХА) Гуманитарно-педагогический факультет
    • Российский государственный гуманитарный университет (РГГУ) Институт экономики, управления и права
    • Российский государственный социальный университет (РГСУ) Социально-гуманитарный факультет
    • Российский университет дружбы народов (РУДН) Филологический факультет
    • Российский экономический университет им. Г.В. Плеханова (РЭУ) Факультет маркетинга

         42.03.02 – Журналистика

    • Государственная классическая академия имени Маймонида (ГКА)
    • Московский государственный гуманитарный университет им. М.А. Шолохова (МГГУ Шолохова) Факультет журналистики
    • Московский государственный институт международных отношений (университет) МИД РФ (МГИМО) Факультет международной журналистики
    • Московский государственный лингвистический университет (МГЛУ)
    • Московский государственный университет (МГУ) Факультет журналистики
    • Московский государственный факультет культуры и искусств (МГУКИ) Факультет медиакоммуникаций и аудиовизуальных искусств
    • Московский государственный университет печати им. Ивана Федорова (МГУПеч) Институт издательского дела и журналистики
    • Московский государственный университет путей сообщения (МИИТ) Гуманитарный институт
    • Московский педагогический государственный университет (МПГУ) Институт филологии и иностранных языков – Филологический факультет
    • Национальный исследовательский университет “Высшая школа экономики” (НИУ ВШЭ) Факультет коммуникаций, медиа и дизайна
    • Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ (РАНХиГС) Институт общественных наук; Институт государственной службы и управления
    • Российский государственный гуманитарный университет (РГГУ) Институт массмедиа
    • Российский государственный социальный университет (РГСУ) Социально-гуманитарный факультет
    • Российский университет дружбы народов (РУДН) Филологический факультет

         52.05.01 – Актерское искусство

    • Всероссийский государственный университет кинематографии им. С.А. Герасимова (ВГИК) Актерский факультет
    • Высшее театральное училище (институт) им. М.С. Щепкина при Государственном академическом Малом театре России (ВТУ им. Щепкина) Актерский факультет
    • Российский университет театрального искусства – ГИТИС (ГИТИС) Актерский факультет
    • Московский государственный университет культуры и искусств (МГУКИ) Театрально-режиссерский факультет
    • Московский гуманитарный университет (МосГУ) Факультет культуры и искусства
    • Государственный специализированный институт искусств (РГСАИ) Театральный факультет
    • Театральный институт им. Бориса Щукина при Государственном академическом театре им. Евг. Вахтангова (ТИ им. Щукина) Актерский факультет
    • Школа-студия (институт) им. Вл.И. Немировича-Данченко при МХАТ имени А.П. Чехова (Школа-студия МХАТ) Актерский факультет

         51.03.05 – Режиссура театрализованных представлений и праздников

    • Российский государственный университет физической культуры, спорта, молодежи и туризма (ГЦОЛИФК) Гуманитарный институт
    • Московский государственный университет культуры и искусств (МГУКИ) Театрально-режиссерский факультет

         52.05.02 – Режиссура театра

    • Московский государственный университет культуры и искусств (МГУКИ) Театрально-режиссерский факультет
    • Театральный институт им/ Бориса Щукина при Государственном академическом театре им. Евг. Вахтангова (ТИ им. Щукина) Режиссерский факультет

         55.05.01 – Режиссура кино и телевидения

    • Всероссийский государственный университет кинематографии им. С.А. Герасимова (ВГИК) Режиссерский факультет
    • Московский государственный университет культуры и искусств (МГУКИ) Факультет медиакоммуникаций и аудиовизуальных искусств
    • Московский городской психолого-педагогический университет (МГППУ) Факультет информационных технологий

         Колледжи, техникумы, училища:

         52.02.04 – Актерское искусство

    • Киноколледж № 40
    • Московский государственный театральный техникум им. Л.А. Филатова
    • Московский губернский колледж искусств (бывший МОКИ)
    • МТК О. Табакова

         Курсы:

    • Высшая школа кино и телевидения “Останкино”
    • При event-агентствах и бизнес-школах

Книги для саморазвития

Александр Шумович «Великолепные мероприятия»

Первая в России книга о технологии организации мероприятий, которая была написана event-менеджером-практиком, директором агентства Eventum Premo, вошедшего в TOP50 event-агентств мира. В книге можно найти всё, чтобы провести мероприятие от А до Я, включая практические руководства, памятки для организатора и прочие мелочи, разработанные автором во время проведения мероприятий.

  • Алексей Берлов, Александр Шумович «Смешать, но не взбалтывать. Рецепты организации мероприятий»

    Книга от event-менеджеров Eventum Premo – отличный рецепт коктейля под названием “Совершенное мероприятие” для начинающего и опытного event-менеджера. Книга поможет event-менеджеру понять, зачем нужны мероприятия, выбрать верную концепцию, построить сценарий, подобрать техническое оборудование, эффективно управлять командой и избежать ошибок.

  • Event.ru

    Информационный портал, в котором содержатся статьи, видео, обзоры, руководства к действию и последние новости в сфере организации мероприятий. Интернет-издание, которое должно находиться в закладках у каждого event-менеджера.

      Зарплата в Москве и по России

      Чтобы узнать, на какую зарплату event-менеджер может претендовать в Москве предлагаю посмотреть на скриншот с сайта trud.ru. Данные по среднему заработку за 2019 год.

      Уровень зарплаты event-менеджера

      По областям России ситуация следующая:

      Рейтинг зарплаты ивент менеджера по областям в России

      Согласно сайту hh.ru минимальный уровень зарплаты для специалиста по организации мероприятий начинается от 50 тыс. руб. По мнению работодателей такой сотрудник должен обладать минимальным опытом и решать следующие задачи:

      • искать новых клиентов для получения заказов;
      • организовывать полный цикл мероприятий;
      • согласовывать детали проведения ивентов;
      • обсуждать и подписывать договоры на проведение событий;
      • согласовывать и подписывать планы мероприятий;
      • контролировать получения оплаты, документальное
      • закрывать проект, предоставлять отчёты.

      Главной личностной чертой работодатели считают коммуникабельность, умение находить подход к разным людям.

      Оклад от 75 тыс. руб. предлагается кандидату, который:

      • имеет опыт в сфере от 1 до 3 лет;
      • умеет проводить конференции: вейновские чтения, региональные проекты в 20 городах России, вебинары, трансляции, сьемки;
      • знает как заключение и вести договоры;
      • занимается поиском партнёров, ведёт рабочую базу;
      • умеет налаживать отношения за короткий срок;
      • стрессоустойчив;
      • способен принимать самостоятельные решения;
      • готов к командировкам (Россия, Европа — при наличии английского языка).

      Максимальный уровень зарплаты начинается от 150 тыс. руб. На такую позицию рассматриваются кандидаты, имеющие опыт работы более 3 лет. Такой специалист должен:

      • полностью реализовать проекты от поиска клиента до воплощения;
      • встречаться с клиентами и решать различные вопросы;
      • готовить предложения: подбирать площадки, контролировать работу творческой группы (режиссёр, декоратор, дизайнер и пр.), разрабатывать сметы, искать артистов и подрядчиков;
      • комплексно готовиться к мероприятию — взаимодействие с клиентом, артистами, подрядчиками, площадками.

      Помимо этого:

      • грамотная устная и письменная речь;
      • уверенное владение ПК (MS Office);
      • знание event-рынка России;
      • широкий кругозор и желание развиваться в своём направлении;
      • стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности.

      Кому подойдет профессия event-менеджера

      Работать ивент-менеджером интересно и увлекательно: есть возможность знакомиться и общаться с большим количество интересных людей, реализовывать свои творческие идеи, постоянно учиться и развиваться. Тем не менее, работать в данной области смогут далеко не все, ведь трудовые будни организаторов мероприятий предполагают наличие строгих дедлайнов, переработок, возникновения неожиданных стрессовых и конфликтных ситуаций (например, ведущий заболел и не приехал, в здании отключили свет, не настроена техническая аппратура), которые нужно решить в сжатые сроки. 

      Важные личные качества, необходимые для работы event-менеджером:

      • активность и мобильность
      • стрессоустойчивость
      • отличные организаторские способности
      • хорошо развитые коммуникативные качества 
      • умение работать в режиме многозадачности
      • креативное мышление, умение решать нестандартные задачи 

      Преимущества профессии организатор

      Организатор – авантюрист, постоянно стремящийся к движению и чему-то новому. Как правило, он имеет обширный круг связей, что позволяет решать ряд проблем. Поскольку многие мероприятия – выездные (причем они могут проходить, как в различных российских регионах, так и заграницей), у специалиста есть возможность не только путешествовать, но и неплохо зарабатывать (организация выездного события лучше оплачивается).

      Устроитель праздников поднимает настроение людям и сам получает удовольствие от торжества, поэтому при отсутствии неурядиц во время мероприятия он спокойно может насладиться положительной атмосферой.

      Доходы опытного специалиста, хорошо зарекомендовавшего себя, могут быть выше среднего уровня. Так, при наличии опыта работы от 2-3 лет и большого количества успешно проведенных мероприятий, столичный организатор получает 40-100 тысяч рублей, а в российских регионах – 25-48 тысяч. Некоторые специалисты, проработав несколько лет в агентстве и собрав большую базу контактов, открывают собственный бизнес.

      Недостатки профессии организатор

      График работы организатора – ненормированный. Он должен быть на связи круглосуточно, 7 дней в неделю, что осложняет планирование личной жизни. При этом специалист должен быть готов к непредвиденным ситуациям, требующим немедленного вмешательства. Все это может привести к стрессу.

      К негативным моментам профессии также относится изменчивость намерений клиентов. Даже если подготовка мероприятия почти завершена, клиент может потребовать внести серьезные изменения в план, а это требует дополнительного времени и усилий от специалиста.

      На высокие зарплаты может претендовать только специалист с многолетним опытом работы. Даже в Москве начинающему организатору предложат не более 20-25 тысяч. Кроме того, доход в этой профессии – нестабилен. Большинство агентств определяют своим сотрудникам небольшую ставку и выплачивают процент от прибыли с проведенного мероприятия. Иногда над заказом трудятся 5-6 человек, между которыми распределяется выделяемый процент.

      Хотя профессия относится к числу престижных, устроиться на работу непросто. Небольшое количество открытых вакансий, высокие требования и большая конкуренция сужают круг поиска. На занятость влияет и экономическая ситуация в стране, так как в условиях кризиса люди предпочитают заниматься организацией торжеств самостоятельно.

      Источники

      • https://okobzor.ru/professii/organizator/
      • https://msk.propostuplenie.ru/profession/Event-menedzher/vuzi/
      • https://BBF.ru/magazine/2/7289/
      • https://edunews.ru/professii/obzor/upravlenie/organizator-meropriyatiy.html
      • https://studentsnews.ru/professiya-organizator-meropriyatij-event-menedzher-podrobnoe-opisanie.html
      • https://checkroi.ru/blog/profession-event-manager/
      • https://zen.yandex.ru/media/postupi.online/obzor-vuzov-obuchaiuscih-professii-eventmenedjera-5a7d9b9c9b403c0dc6ec0de3
      • https://fulledu.ru/articles/1458_organizator.html
      [свернуть]
      Оцените статью
      Понравилась статья?
      Комментарии (0)
      Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

      Комментарии закрыты.