и
Политика и Госслужба 02.08.2020

Кто такой секретарь-референт и чем он занимается

10 мин.

Кто такой секретарь-референт?

секретарь референт ответственность

Секретарь – незаменимый помощник в любом офисе. К этой должности можно отнести и делопроизводителя, и личного ассистента руководителя, и ресепшиониста. Секретарь-референт занимается документооборотом компании, следит за хранением и использованием документов. Как же появилась эта профессия?

Зародилась она во времена активной реформаторской деятельности Петра I, который и ввел такое понятие, как «секретарский чин». Поначалу это были именно чиновники, которые занимались учетом и нумерацией приходящих писем. В начале XX века профессия секретаря получила широкое распространение, и к 1875 году во многих крупных городах Европы и Америки можно было устроиться на специальные курсы для машинисток. С изобретением пишущей машинки в 1880 году профессия постепенно приобрела женское лицо.

К концу Первой мировой войны найти мужчину-секретаря было практически нереально. В то время это была одна из немногих доступных профессий для женщин. Наиболее амбициозные из них оканчивали курсы и устраивались на работу в фирмы и конторы по всему свету. Их уважали, а труд хорошо оплачивали. Должность секретаря-референта стала одним из первых шагов на пути к женской эмансипации.

должностная инструкция секретаря референта

В наши дни профессия уже потеряла былую престижность, но спрос на специалистов по делопроизводству по-прежнему высок. Новейшим течением стали удаленные секретари, чье присутствие даже не обязательно в офисе. Услугами онлайн-ассистентов пользуются многие интернет-платформы, которым нужно поддерживать общение с клиентами.

Что входит в обязанности секретаря-референта?

Специальность секретаря-референта появилась не очень давно. В настоящее время, чтобы получить эту должность, многие руководители фирм требуют наличие диплома о высшем образовании. Функциональные обязанности референта шире, чем простого секретаря.

Истоки профессии

Первоначально секретарями были только мужчины. Специальность появилась в Древнем Риме. Название происходит от латинского слова secretus, что в переводе означает доверенное лицо. Эти должностные лица имели большую власть, подменяли собой господ в решении важных событий.

Referens (лат.) переводится как «сообщающий». Современный секретарь-референт, это офисный работник, который сообщает обо всём руководителю, помогает ему в организации встреч, оформлении и подписании договоров, работает с документами. Он обеспечивает бесперебойную и комфортную деятельность директору фирмы.

В стародавние времена русские цари держали при себе писарей. Они писали их указы под диктовку, работали с официальными бумагами. Писарь был неотъемлемой частью работы при дворе. Впоследствии профессия немного видоизменилась и модернизировалась.

К концу XIX столетия, когда была сконструирована печатная машинка, секретарями стали назначать и женщин. Немного позднее возникла новая усовершенствованная должность: секретарь-референт. В связи с развитием информационных технологий, возникла новая модификация в профессии: виртуальный секретарь.

Кто может претендовать на должность

Рабочий день специалиста обычно имеет такую же продолжительность, как и у директора. На должность могут претендовать лица, которые:

  1. Окончили высшее учебное заведение.
  2. Имеют стаж работы от 1 года (требования некоторых руководителей).
  3. Уметь пользоваться принтером, сканером, копиром, факсом (офисной техникой).
  4. Знают делопроизводство.
  5. Свободно говорят и пишут на английском (других языках).
  6. Владеют программами Microsoft Office, Excel, Word.

Преимущества специальности

  • позволяет завязать деловые связи;
  • даёт опыт деловых контактов;
  • относится к востребованным;
  • наблюдение за работой руководителя даёт опыт руководящего стиля поведения, вырабатывает умение справляться с производственными проблемами.

Недостатки профессии

К ним можно отнести:

  1. Работа в выходные дни.
  2. Командировки.
  3. Стрессовые ситуации.
  4. Деятельность при спешке, в форс-мажорных обстоятельствах.

Особенности профессии

Современный руководитель должен выполнять целую массу задач. А так как очень часто для этого нужно много времени и внимания, то на помощь ему приходит его помощник – референт.

Благодаря этому специалисту руководитель может выполнять несколько действий, в число которых входит:

  1. наблюдение за работой сотрудников;
  2. проведение переговоров с постоянными и возможными клиентами;
  3. контроль за ведением учетной документации.

Именно по этой причине, референт выполняет обязанности правой руки директора. Причем очень часто бывает так, что обойтись без столь надежного помощника будет очень сложно. Даже в электронном ресурсе Википедия сказано, что совмещение секретарских и административных функций потребует от специалиста всестороннего развития и высокой степени коммуникабельности. Тем более, что ему приходится заниматься планированием рабочего времени и согласования дальнейших действий директора. А это предполагает умение быстро обрабатывать большие объемы информации.

Стоит сказать, что многие не всегда верно понимают, чем занимается референт, что должен знать и уметь, чтобы полностью соответствовать занимаемой должности.   

Обязанности секретаря-референта

Среди народа ходит немало шуток и поговорок про секретарей. Но, несмотря на их плохую репутацию, должностных обязанностей у секретаря-референта очень много. Если вы хотите работать по этой специальности, то вам будет не обойтись без дисциплинированности, ответственности и определенных знаний. Что же входит в обязанности такого сотрудника?

  • Ведение делопроизводства: на плечи женщин ложится нелегкая задача скрупулезно проверять все бумаги и содержать их в порядке. Помощь может понадобиться всем сотрудникам компании, и, как правило, в больших фирмах на должность секретаря-референта набирают несколько человек.
  • Организация совещаний, поездок, встреч: секретарь всегда должен быть в курсе всех новостей и держать руку на пульсе. Он не только обычно согласовывает рабочий график руководства, но и занимается подготовкой командировок и деловых встреч.
  • Прием телефонных звонков: в систему непосредственных обязанностей сотрудника входит общение с клиентами, партнерами и другими людьми.
  • Прием посетителей: представительный внешний вид очень важен для данной профессии, поскольку зачастую первый человек, которого видят в компании, это секретарь.
  • Заказ канцтоваров и другое жизнеобеспечение офиса.
  • Выполнение просьб руководства. В некоторых компаниях именно эта статья занимает большую часть рабочего времени. Поэтому, устраиваясь на работу, нужно сразу четко обговорить с будущим начальником рамки ваших обязанностей.

должностные обязанности секретаря референта

Как можно заметить, ответственность у секретаря-референта довольно высокая. И список требований тоже внушает трепет.

Требования к этой вакансии

  • Хорошее знание компьютера и высокая скорость печати. Современные системы заменили прежние печатные машинки, но основные положения должностной инструкции секретаря-референта остались прежними: умение обращаться с офисной техникой и быстрота записи.
  • Представительный внешний вид: законом РФ запрещена любая дискриминация по расовому, половому или возрастному принципу при наборе сотрудников. Но аккуратный и опрятный внешний вид, вежливая речь и умение поддержать разговор будут вашими несомненными преимуществами.
  • Пунктуальность и организованность: эти качества не помешают и другим специалистам, но для секретаря являются особенно важными.
  • Среднее специальное образование или высшее.
  • Для некоторых вакансий может потребоваться и знание английского языка. Особенно внимательно к этому относятся в крупных фирмах.

работа секретарь

Права сотрудника

Работа секретарем подразумевает много ответственности, но есть у сотрудников и права, которые они могут защищать в случае нарушений со стороны начальства.

  • Секретарь имеет право запрашивать и получать информацию, необходимую для корректного исполнения своих обязанностей.
  • Работодатель должен обеспечить сотруднику условия для работы и сохранности документов.
  • Секретарь-референт может выдвигать идеи по улучшению процесса работы. Также он может принимать самостоятельные решения в пределах своих должностных инструкций.
  • Секретарь-референт может пропускать работу по состоянию здоровья и ухудшения самочувствия.

Профессия делопроизводителя, по статистике, одна из самых «долгих» на рынке: работников зачастую оставляют внеурочно. Зная свои права и обязанности, сотрудник может действовать в своих интересах на благо компании.

курсы секретаря референта

Что же он делает?

В народе личный секретарь директора имеет стереотипный имидж – длинноногая красавица, умеющая в основном печатать на компьютере, варить кофе и отвечать на звонки. Порой это отражается в анекдотах не слишком приличного содержания. На самом же деле профессия “секретарь”, как и должность референта в крупной компании, предполагает наличие весьма серьезного багажа умений, знаний, а также определенных рабочих качеств. Настоящему представителю этой профессии никак не обойтись без организованности, исполнительности, пунктуальности и дипломатичности.

В обязанности секретаря (секретаря-референта) входит знание всех касающихся делопроизводства нормативных документов, документооборота, организации делопроизводства, структуры управления, основ владения оргтехникой, правил охраны труда. Все его многочисленные права, обязанности и виды выполняемых работ регламентирует должностная инструкция. Она – главный документ организационно-правового характера, касающийся деятельности такого работника. Составлять ее в каждом конкретном случае требуется со всей ответственностью.

Что гласит инструкция, составленная для секретаря-референта

Общие положения ее содержат название организации, указывают на непосредственное начальство и называют того, кому предстоит замещать секретаря в случае его отсутствия. Там же вы найдете требования, предъявляемые к стажу и квалификации работника, и перечень всех необходимых для работы документов (правил, ГОСТов, кодексов и нормативных актов).

Функции, возлагаемые на секретаря, приводятся во втором (одноименном) разделе. Сюда входит обязанность готовить нужные документы согласно указаниям руководства, регистрировать, принимать и отправлять корреспонденцию, организовывать и контролировать работу приемной, вести документарное делопроизводство и многое другое.

Более подробно его деятельность расписана в следующем разделе – “Должностные обязанности секретаря”. Речь идет о сохранности и учете корреспонденции, выдаче справок относительно различной зарегистрированной документации, организации и подготовке служебных совещаний, копировании и распечатке, записи сообщений для начальства, оставленных в его отсутствие и информировании его о них, обеспечении офиса компании необходимыми канцпринадлежностями.

В каждой организации обязанности секретаря могут иметь свои особенности в зависимости от специфики работы. Его должность может звучать как “секретарь-делопроизводитель”, что подразумевает расширение круга основных обязанностей.

О правах секретаря

На что дано право секретарю? Как утверждает инструкция, ему позволяется запрашивать те материалы, которые потребуются в работе, в различных подразделениях компании, определять порядок их использования.

Еще – передавать исполнителям просмотренные документы непосредственно помимо руководства, устанавливать очередность посетителей в приемной и распределять телефонные звонки согласно их важности, требовать от сотрудников объяснений в случае дисциплинарных нарушений.

Как и любой другой сотрудник, личный секретарь руководителя имеет право на трудовую деятельность в подходящих для этого условиях, которые должны соответствовать требованиям охраны труда и нормам безопасности.

Что должен знать и уметь специалист

Стоит сказать, что задач, которые должен уметь решать референт очень много. Особенно ценятся те, кто знает несколько языков, делопроизводством, ориентируется в действующем законодательстве. Только это позволяет специалисту быть востребованным на рынке труда.

Очень часто именно референт избавляет своего шефа от необходимости заниматься мелкими и не столь значительными делами, такими как составление речи или написание доклада, отчета. В результате директор может не отвлекаясь заниматься важными делами, требующими его особого внимания. Именно по этой причине, работа референта может совмещаться с секретарскими обязанностями, что только увеличивает нагрузку.

Стоит рассмотреть, что за профессия референт. И в этом нам поможет описание основных задач, которые стоят перед ним.

Они будут заключаться в следующем:

  • осуществление разбора и сортировки всей поступившей корреспонденции и письменных уведомлений;
  • информирование руководителя и других заинтересованных лиц о необходимой им информации;
  • выполняет прием телефонных звонков, учет и подготовка ответов на поступающие в компанию письма;
  • подготавливает информацию для телефонных переговоров руководителя;
  • занимается составлением плана рабочего дня, при этом будет учитывать все то, что было запланировано ранее;
  • принимает участие в подготовительных переговорах, как с кандидатами на вакантные места, так и с партнерами компании;
  • организует и контролирует работу с факсами;
  • принимает и сортирует документы, которые поступают для подписания директором;
  • ведет надзор за оргтехникой, принимает участие в решении отдельных хозяйственных вопросов.

Кроме того, референт может вести стенографию совещаний, при этом может подготавливать материалы для его проведения. Входит в обязанности референта и своевременно оповещение специалистов, которым следует присутствовать на этом совещании, ознакомить их о повестке дня, провести регистрацию всех собравшихся.

Занимается формированием личных дел и приказов, формирует архив. Должен знать и уметь решать различные организационные вопросы.

В результате такой специалист является универсальным работником, от которого может зависеть успешность и работоспособность всей организации. Ведь именно на референта возлагается организационная и координирующая работа по сохранению прямой связи между отделами организации. Например, оформление командировок, бронирование билетов и гостиничных номеров, составлении докладов. Возможно придется оказывать помощь для детей сотрудников.

Важные качества

Работа секретаря-референта требует ответственности и пунктуальности, устойчивости к стрессам и коммуникабельности, хорошей памяти и исполнительности. Не помешают хорошие организаторские способности и поверхностные знания психологии.

За что отвечает секретарь-референт?

На нем лежит ответственность за неразглашение информации, являющейся конфиденциальной, за качество документации и своевременную подачу ее руководству, ответственное отношение к документообороту, сохранность имущества и документов организации, тактичные отношения с руководством и сотрудниками.

В следующем разделе должностной инструкции указано, каковы должностные отношения и функциональные связи, существующие между секретарем-референтом и различными структурами компании. Как правило, в средней по размеру организации секретарю приходится взаимодействовать по материально-техническим вопросам (обеспечение офиса канцтоварами) с отделом административно-хозяйственным, по вопросам документооборота – с прочими подразделениями и, конечно же, напрямую с руководством.

Оценку деятельности секретаря ведут по основным выбранным критериям, что также регламентируется соответствующим разделом инструкции. В абсолютном большинстве случаев такими критериями выступают оперативность и исполнительность. Предусматриваются и ситуации, в которых инструкция подлежит пересмотру. Это может происходить при изменении его функций или структуры организации.

Заработная плата

25.000–50.000 руб.

Место работы

Как правило, это приемные руководителей в компаниях.

Итоги

Несмотря на большой список обязанностей и требований к секретарям-референтам, с этой работой может справиться каждый. При грамотной подготовке пройти собеседование также не составит труда. И даже если у вас нет стажа, не отчаивайтесь, попробуйте для начала устроиться в некрупную компанию. Следуя нехитрым правилам, вы сможете сделать карьеру в области делопроизводства.

Источники

  • https://www.syl.ru/article/353142/sekretar-referent-doljnostnaya-instruktsiya-obyazannosti-i-otvetstvennost
  • https://wikihelps.ru/kto-takoj-sekretar-referent-i-chem-on-zanimaetsya/
  • https://okobzor.ru/professii/referent/
  • https://BusinessMan.ru/new-dolzhnostnaya-instrukciya-sekretarya-referenta.html
  • https://mycalling.ru/sekretar-referent.html
[свернуть]
Оцените статью
Понравилась статья?
Комментарии (0)
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Комментарии закрыты.