Безопасность 12.08.2020

Профессия Специалист по протоколу: описание, суть, какая зарплата

22 мин.

Функции Управления протокола

Управление протокола осуществляет следующие функции:

  1. подготовка проектов нормативных правовых актов Московской области, распорядительных, организационных и информационно-справочных документов по вопросам протокольного обеспечения подготовки и проведения мероприятий с участием Губернатора Московской области;
  2. разработка проектов программ проведения мероприятий с участием Губернатора Московской области в пределах города Москвы и Московской области, их согласование с руководителем Администрации Губернатора Московской области;
  3. консультирование представителей федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, Московской областной Думы, центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области и государственных учреждений Московской области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти по Московской области, структурных подразделений Администрации Губернатора Московской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области по вопросам протокольной практики Губернатора Московской области;
  4. организация взаимодействия представителей федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, Московской областной Думы, Правительства Московской области, центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области и государственных учреждений Московской области, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти по Московской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области с целью организации и проведения протокольных мероприятий с участием Губернатора Московской области;
  5. координация по поручению руководителя Администрации Губернатора Московской области взаимодействия центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области и государственных учреждений Московской области при подготовке и проведении мероприятий, проводимых с участием Губернатора Московской области;
  6. подготовка и представление необходимых справочно-информационных материалов по вопросам, входящим в компетенцию Управления протокола;
  7. регистрация и учет поступившей в Управление протокола служебной корреспонденции в системе автоматизированного делопроизводства и документооборота, организация временного хранения дел, формирование текущего архива в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечение соблюдения режима секретности и защиты сведений, составляющих государственную тайну;
  8. выполнение иных функций, возложенных на Управление протокола в установленном порядке и (или) в соответствии с поручением руководителя Администрации Губернатора Московской области.

Протокольная служба и ее задачи

В банках, фирмах, учреждениях и на предприятиях вопросами протокольного характера занимаются, как правило, отделы внешних связей. Руководители этих отделов подчиняются непосредственно руководителю банка (или фирмы) и назначаются на эту должность его распоряжением. Обязательными условиями являются высшее образование, владение иностранным языком и опыт международной деятельности.

В своей работе руководитель отдела внешних связей опирается на соответствующие инструкции и приказы по банку, составленные на основе распоряжений и указаний, протокольного отдела российского правительства. Сотрудники, ответственные за протокольную службу, заранее получают информацию о лицах, уполномоченных вести или участвовать в переговорах с иностранцами, о номерах телефонов, по которым рекомендуется вести международные переговоры. С руководителем предприятия согласовываются списки участников предстоящих переговоров.

При организации приема зарубежных гостей готовятся материалы об их приглашении в страну и составляется программа пребывания. В программе указываются цель визита, состав делегации, срок пребывания, маршрут поездки, место и время проведения отдельных мероприятий, должностные лица, ответственные за прием делегации. Далее программа, как правило, утверждается руководителем. Смета расходов по приему иностранцев составляется одновременно с программой пребывания. Составление сметы производится в соответствии с нормами, установленными в учреждении.

На стадии подготовки к переговорам с приглашенной иностранной делегацией отдел внешних связей собирает дополнительную информацию, включающую следующие сведения:

-состояние внешнеэкономических связей со страной делового партнера;

-состояние корреспондентских связей;

-основные финансовые показатели за последние 3-5 лет;

-биографические сведения о руководителе и членах делегации;

-информация о вопросах, обсуждавшихся на ранее проведенных встречах, и др.

В соответствии с общепринятой международной практикой после окончания переговоров составляется запись беседы, оформляемая как юридический документ. Запись беседы содержит следующую информацию:

-фамилии и имени участников переговоров с указанием должностей;

-названия организаций и стран, которые представляют участники переговоров;

-сведения о времени и месте проведения беседы;

-краткое содержание беседы.

Исполнитель записи беседы назначается лицом, ответственным за проведение переговоров. Записи бесед подписываются двумя участниками переговоров и хранятся в специальном досье банка, поскольку являются важными юридическими документами. В журнале учета деловых встреч регистрируются в хронологическом порядке информация о визитах иностранных делегаций. Журнал отражает следующие сведения:

-дату и время проведения встречи;

-состав участников деловой встречи и должностное положение иностранных представителей;

-название иностранной фирмы или иного учреждения;

-название страны;

-содержание беседы,

Рекомендуется вести также журналы регистрации телефонных переговоров, посещений протокольных мероприятий, ценных сувениров, полученных от иностранцев и сувениров, вручаемых зарубежными представителями.

Протокольная служба контролирует правильность оформления и использования визитных карточек. Как правило, все участники внешнеэкономической деятельности имеют такие карточки. Последние широко используются при установлении и поддержании связей с банкирами, бизнесменами, официальными лицами, деловыми и общественными кругами. Визитная карточка позволяет, как бы заочно представить своего владельца, действует от его имени и является важным инструментом делового общения.

На визитной карточке указываются фамилия, имя, отчество ее владельца, полное наименование должности и учреждения или фирмы, где он работает, почтовый адрес места работы, номер телефона, факса, телекса. Расположение текста, размер и шрифт визитных карточек строго не регламентируются.

Как правило, визитные карточки на одной стороне содержат сведения на русском языке, а на обороте – на английском, Визитные карточки широко применяются в начале переговоров. Участники беседы вручают их друг другу с целью знакомства. Кроме того, визитные карточки используются вместо личного письма, когда по каким-либо причинам его посылка предполагается. В зависимости от цели посылки визитной карточки на ней в левом нижнем углу карандашом пишутся буквы латинского алфавита (начальные буквы французских слов):

В менее официальных случаях и в зависимости от характера отношений с соответствующим лицом на визитных карточках делаются и другие надписи, обязательно в третьем лице. Например, “благодарит за Новогоднее поздравление”; “шлет свои наилучшие пожелания в Новом году”, “поздравляет с национальным праздником”; “благодарит за внимание”; “с наилучшими пожеланиями”; “с наилучшими пожеланиями посылает на память прилагаемый альбом”; “выражает соболезнование по случаю…”. Варианты текстов могут быть и другие, но тексты во всех случаях не подписываются и даты не ставятся.

Визитными карточками также обмениваются при знакомстве, оставляют при нанесении визита, посылают после нанесенного визита, если не наносится ответный визит. Кроме того, с визитными карточками пересылаются подарки, цветы, книги, альбомы, журналы, газеты, статьи, опубликованные в газетах, билеты в театр, на выставку, фотографии, программы радиопередач и т.п. В некоторых случаях вместо письма с выражением благодарности, например, за приглашение на неофициальный завтрак, коктейль или на просмотр кинофильма, посылаются визитные карточки.

Если визитные карточки посылаются в одном конверте одновременно нескольким лицам, например, в банк, то в верхнем левом углу каждой визитной карточки пишется фамилия лица, которому она адресована.

Визитные карточки применяются во время совещаний, конференций, деловых встреч. Поэтому должностному лицу рекомендуется всегда иметь при себе 5-10 своих визитных карточек на случай вручения при знакомстве, нанесении визита и т.д. Визитные карточки направляются адресату с нарочным, посылаются по почте или завозятся лично. Визитные карточки, завозимые лично, загибаются (верхний угол, с правой стороны).

Визитные карточки, посылаемые по почте или с нарочным, не загибаются. Если загнутую визитную карточку поручают завезти курьеру или отправляют по почте, то это считается грубым нарушением этикета. На полученные (или завезенные) визитные карточки ответ полагается давать также визитными карточками в течение 24-х часов.

В международной деловой практике принято реагировать на знаменательные события для данного государства, учреждения, фирмы, должностного лица, па праздничные, траурные и другие события. Понятно, что степень реагирования определяется состоянием отношений между сторонами, но протокольная служба в любом случае должна следить за тем, чтобы официальные лица не остались безучастными к государственным праздникам, памятным событиям, избранию или назначению нового главы руководства (или нового руководителя того или иного учреждения) и т.д.

Для поддержания хороших личных отношений с деловыми партнерами, как правило, посылаются поздравления в связи с повышением в должности, с днем рождения, с рождением ребенка и т.д. По случаю отдельных событий лично знакомым также посылаются визитные карточки, сувениры, письма и т.д.

Таким образом, лицо, ответственное за многообразную деятельность протокольной службы банка, осуществляет контроль за порядком проведения деловых контактов сотрудников учреждения, с представителями иностранных фирм и банков; своевременным составлением записей бесед сотрудников с иностранцами; наличием необходимых журналов учета работы с иностранцами; правильным оформлением и учетом в секретариате деловой переписки с иностранными фирмами; порядком приема и передачи корреспонденции иностранным банкам; правильным оформлением и использованием; соблюдением установленного порядка подтверждения виз иностранцам на въезд в Российскую Федерацию и за заблаговременным продлением срока пребывания иностранцев в России; своевременной отправкой в вышестоящие организации письменных отчетов по установленной форме о выданных иностранцам визах на въезд в Российскую Федерацию; своевременным направлением в Управление протокольной службы МВЭС документации по вопросам открытия представительств иностранных банков и фирм и продлением сроков действия разрешений на открытие этих представительств; экономным расходованием представительских средств и продуктов.

Обязанности служба протокола и связи

В сфере международных отношений протокол может быть определен как совокупность норм и предписаний, касающихся дипломатических процедур, прецедентов и этикета. Применительно к Организации Объединенных Наций это простое определение означает, что на протяжении каждого конкретного года сотрудники Службы протокола и связи будут работать с представителями всех 192 государств — членов Организации Объединенных Наций, включая глав государств и правительств, а также с другими лицами, прибывающими в Секретариат в Нью-Йорке в официальном качестве. В отсутствие общего языка в виде общепринятых кодексов поведения и правил церемониала могут возникнуть недоразумения или быть допущены случайные ошибки при обращении с официальными лицами высокого уровня.

Служба протокола и связи обеспечивает протокольное обслуживание Секретариата, прежде всего Генерального секретаря и первого заместителя Генерального секретаря, и взаимодействует с постоянными представительствами и миссиями наблюдателей при Организации Объединенных Наций, а также с отделениями связи специализированных учреждений и смежных организаций, находящихся в Нью-Йорке. Служба применяет упорядоченный, единообразный свод правил и кодексов поведения на дипломатических форумах, заседаниях и церемониях, проходящих с участием правительств и их представителей.

К числу обязанностей Службы относится:

  • протокольное обслуживание заседаний с участием Генерального секретаря и первого заместителя Генерального секретаря, проходящих как в Центральных учреждениях, так и за их пределами, а также посещений Организации Объединенных Наций высокопоставленными официальными лицами;
  • взаимодействие с постоянными представительствами государств-участников, миссиями наблюдателей и страной пребывания;
  • аккредитация дипломатического и обслуживающего персонала представительств, включая делегации на временных заседаниях, проводимых в Центральных учреждениях;
  • обработка ходатайств о предоставлении дипломатических привилегий и иммунитетов дипломатическому персоналу;
  • оказание помощи в представлении Генеральному секретарю полномочий новыми постоянными представителями;
  • организация официальных обедов и ужинов и других светских мероприятий, проводимых Генеральным секретарем и/или его супругой;
  • организация церемоний поднятия флага и возложения венков и соблюдения официальных периодов траура;
  • поддержание и распространение постоянно обновляемого списка глав государств и правительств и министров иностранных дел государств — членов Организации Объединенных Наций, а также состава основных органов Организации Объединенных Наций, неофициально называемого «голубой книгой», а также списков делегаций на различных заседаниях;
  • проведение учебных занятий по протоколу и практике его применения.

Понятие дипломатического протокола

В средние века под термином «протокол» понимались правила оформления документов и ведения архивов.

Позже слово «протокол» стало употребляться применительно к дипломатии и дипломатической службе. Расширялось и его содержание: помимо правил оформления дипломатических документов к дипломатическому протоколу стали относить вопросы этикета и церемониала. И теперь, дипломатический протокол из года в год претерпевает изменения под воздействием политических причин, достижений науки, техники и факторов международной жизни.

История дипломатического протокола

Нормы дипломатического протокола — это не изобретение какой-то одной страны или группы дипломатов, а итог многовекового общения государств. Протокол — категория историческая.

С незапамятных времен человеческий опыт накапливал и отбирал из бесконечных повторений поведения те правила, условности и традиции, которые отвечали интересам поддержания общения. С появлением государств и с развитием связей между ними стали складываться нормы общения, включая протокольные. В процессе исторического развития протокол претерпевал глубокие изменения, но всегда за условностями церемониала стояли вопросы большой политики государств, престижа верховной власти.

Дипломатический протокол по своему назначению является международной категорией. Его основные нормы должны соблюдаться более или менее одинаково всеми государствами. Вместе с тем дипломатический протокол каждой страны имеет свои особенности. Государства вносят в него поправки, изменения и дополнения, исходя из социально-экономического строя, идеологии, национальных особенностей и исторических традиций.

В настоящее время обязательное четкое соблюдение норм дипломатического протокола необходимо, когда происходит признание новых государств, установление дипломатических отношений, когда назначаются главы дипломатических представительств, вручаются верительные грамоты, осуществляются дипломатические визиты, проводятся беседы, переговоры, подписываются договоры и соглашения и т. д. Но в последнее время принимаются во внимание тенденции, которые наблюдаются в международной протокольной практике: сделать нормы протокола более простыми и удобными.

Правила международной вежливости не имеют обязательной силы. Но, как свидетельствует международная протокольная практика, государства и дипломаты стремятся соблюдать их. Ведь в ходе международного общения встречаются представители различных суверенных государств, они могут иметь различные (иногда конфликтующие, непримиримые) идеологические, религиозные взгляды, политические установки, моральные принципы и т. п.

Правила протокола делают их контакты возможными, а общение — приятным.

Известный французский дипломат Жюль Камбон писал:

Знать страну — значит проникнуться её духом, жить в атмосфере её идей и научиться понимать связь её внешней политики с внутренним положением…
Правила протокола в настоящее время кажутся несколько старомодными. Но не соблюдать их так же глупо, как не снимать шляпу при входе в церковь или обувь при входе в мечеть.
В сущности, не все уж так бессмысленно в этих торжественных пустяках…

Примеры становления дипломатического протокола, или, как его называли в прошлом, «посольского обычая», содержит история Русского государства XV—XVII веков. В этом «обычае» было много своеобразия.

Все составные части этого «обычая» были переосмыслены с учетом необходимости укрепления престижа Русского государства. Даже одежда царя, в которой он принимал иностранных послов, имела смысловую нагрузку.

История отмечает, что при царствовании Ивана Грозного в 1561 году был создан Посольский приказ.

Въезд иностранного посла в Московское государство становился событием большого политического значения. Так, на границе государства посла встречали специально посланные царские слуги. Они сопровождали его до Москвы, обеспечивали питание, ночлег. Причем маршрут разрабатывался таким образом, чтобы посол мог видеть многолюдные города, деревни. А перед въездом в Москву устраивалась пышная встреча. Окруженный эскортом посол въезжал в Кремль.

Прием иностранных послов во дворце царем в России обставлялся особым церемониалом, подчеркивавшим величие и престиж царской власти. Рядом с престолом московского царя стояла пирамида знаков царской власти. Сам царь восседал на троне в «саженой», то есть усаженной золотом и самоцветами, шубе, с золотыми цепями на груди. «Большое» царское платье было неимоверно тяжелым. Если Иван Грозный выдерживал его вес, то более хилый Федор Иоаннович и больной Борис Годунов в последние годы с трудом выносили долгую аудиенцию.

Особую роль в церемониале играло целование послами руки царя. Рукопожатия практиковались лишь в отношениях с равными. Цари личных переговоров с послами не вели.

Иван IV через бояр заявил английскому послу Дж. Боусу в 1584 году:

У нас издавна того не ведетца, что нам, великим государем, самим с послы говорити.

Выход Российского государства на международную арену потребовал дальнейшей разработки норм дипломатического протокола. Царь Петр I, «прорубая окно в Европу», среди многих великих дел — изменение структуры государственного аппарата, строительство флота и формирование регулярной армии, создание дипломатической службы — заложил своими указами и новые нормы дипломатического протокола и этикета.

За новыми нормами протокола и этикета скрывались большие политические цели, которых добивался Петр I: поднять престиж Русского государства, сломать сложившееся на Западе представление о России как «варварской» стране, а о русском народе — как отсталом и некультурном.

Отсутствие общепринятых норм протокола в период становления и расцвета в ряде стран Европы феодально-абсолютистских монархий создавало немало поводов для серьёзных конфликтов. За внешними мелочами церемониала скрывались серьёзные проблемы государств, их политики, престижа верховной власти. Попытки кодифицировать дипломатические нормы и церемониал терпели неудачу, а то, что удавалось сделать, было непрочным и недолговечным.

Необходимость систематизации норм дипломатического протокола ощущалась уже в далеком прошлом. В России, например, в 1774 году был выработан «Церемониал для чужестранных послов при императорском всероссийском дворе». Это был первый правительственный акт, обобщавший и утверждавший сложившиеся нормы русского дипломатического протокола. В 1827 году были изданы «Высочайше утверждённые этикеты при императорском российском дворе». Определялся порядок встреч и проводов иностранных послов, аудиенций. Отменялся публичный въезд послов в столицу, чему в XV—XVII веках придавалось особое значение.

Права Управления протокола

Управление протокола имеет право:

  1. запрашивать и получать в центральных исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области и государственных учреждениях Московской области, органах местного самоуправления муниципальных образований Московской области необходимые материалы по вопросам, входящим в компетенцию Управления протокола;
  2. направлять в Московскую областную Думу, центральные исполнительные органы государственной власти Московской области, государственные органы Московской области и государственные учреждения Московской области, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти по Московской области, органы местного самоуправления муниципальных образований Московской области материалы информационного и рекомендательного характера по вопросам, входящим в компетенцию Управления протокола;
  3. пользоваться информацией, содержащейся в государственных информационных системах Московской области, а также создавать соответствующие базы данных;
  4. привлекать в установленном порядке представителей центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области и государственных учреждений Московской области, органов местного самоуправления муниципальных образований Московской области к подготовке и проведению мероприятий с участием Губернатора Московской области.

Начальник Управления протокола:

  1. осуществляет непосредственное руководство деятельностью Управления протокола, обеспечивает решение возложенных на Управление протокола задач;
  2. докладывает руководителю Администрации Губернатора Московской области по вопросам, входящим в ведение Управления протокола, а также предложения по вопросам организации и планирования деятельности Управления протокола;
  3. представляет предложения руководителю Администрации Губернатора Московской области по структуре и численности Управления протокола;
  4. определяет функции отделов Управления протокола, координирует их деятельность, представляет на утверждение должностные регламенты государственных гражданских служащих Московской области, замещающих должности в Управлении протокола (далее — государственные служащие), должностные инструкции работников, занимающих должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы Московской области, государственным должностям Московской области (далее — работники);
  5. представляет руководителю Администрации Губернатора Московской области предложения о назначении на должность, переводе и освобождении от должности государственных служащих в Управлении протокола в соответствии с законодательством о государственной гражданской службе, о повышении их квалификации, применении к ним мер поощрения и дисциплинарного взыскания;
    1. представляет руководителю Администрации Губернатора Московской области предложения о приеме на работу, переводе и увольнении с работы, поощрении, привлечении к дисциплинарной ответственности работников;
  6. подписывает служебные документы в пределах своей компетенции;
  7. решает в установленном порядке вопросы командирования государственных служащих и работников в Управлении протокола;
  8. присутствует лично или направляет заместителя начальника управления — заведующего отделом в установленном порядке для участия в оперативных совещаниях и мероприятиях, проводимых с участием Губернатора Московской области;
  9. выполняет иные обязанности, возложенные на него должностным регламентом.

Венская конвенция о дипломатических отношениях

В итоге больших усилий, разумных компромиссов в 1961 году государствам удалось выработать Венскую конвенцию о дипломатических сношениях.

Все государства мира, в том числе и те, которые формально воздерживаются от присоединения к Конвенции, соблюдают зафиксированные в ней нормы, а протокольные службы учитывают эти нормы в своей практической работе. В некоторых государствах Венская конвенция была инкорпорирована в национальные законодательства и стала рассматриваться ими как норма национального права. Другие страны предпочли дополнительно принять собственные законы с учетом обязательств, вытекающих из положений Венской конвенции.

Признавая и соблюдая основные общепринятые нормы международной практики, российский протокол не делает различия между представителями больших и малых стран, не допускает никакой дискриминации по национальному и иному признаку. Ему чужды излишняя помпезность, но характерны политическая целесообразность, демократичность, деловитость, стремление к новаторству, гибкость, уважение традиций другой стороны.

В России, а теперь и во многих других странах, при вручении послами верительных грамот отменено чтение речей. Более демократичным стал подход к форме одежды дипломатов на церемонии вручения верительных грамот. Постепенно отмирает практика участия дипломатического корпуса в проводах окончательно отъезжающего посла или при его встрече. Упрощается церемония встречи высоких гостей. Исключением являются случаи, связанные с национальными традициями, во время пребывания высокого гостя в стране с государственным визитом. Отпала практика организации ответного протокольного мероприятия со стороны гостя.

В дипломатическом протоколе, как и в дипломатии, «все течет, все меняется». Об этом говорят хотя бы введение в России понятия «негосударственный визит», существенное изменение дипломатического протокола при приеме делегаций.

Работа протокольной службы

К обязанностям протокольной службы относится прежде всего организация протокольных мероприятий, о которых говорилось выше. Однако кроме этого на протокольную службу возлагаются и другие задачи: ведение картотеки по фирмам-партнерам; обеспечение работников фирмы визитными карточками; оформление записей бесед;

оформление и поддержание порядка в комнате переговоров; получение приглашений сотрудникам фирмы на приемы и другие протокольные мероприятия и подготовка предложений для утверждения руководством списка участников;

подготовка для руководства проектов поздравительных писем и телеграмм партнерам по случаю памятных дат и ответов-благодарностей на такие поздравления;

организация встреч и проводов представителей фирм, посещающих предприятие.

Работники протокольной службы должны отвечать следующим требованиям:

владеть иностранным языком;

быть коммуникабельными, обязательными, дисциплинированными, вежливыми;

иметь соответствующий внешний вид;

знать основы протокола и особенности протокола разных стран.

Деловой этикет

Современный этикет наследует обычаи и традиции практически всех народов от древних времен до наших днем!.

Правила этикета в основе своей являются международными, поскольку соблюдаются более или менее одинаково во всех странах. Одновременно этикет каждой страны может иметь сноп и довольно существенные особенности, что обусловлено историческими, национальными, религиозными и другими традициями и обычаями.

Этикет имеет практическое значение, которое состоит в том, что он дает возможность людям без особых усилий использовать уже готовые формы общепринятом вежливости для общения.

Основы этикета можно свести к следующему. 1.

Культура речи, которая предполагает не только ее грамматическую и стилистическую правильность, по и отсутствие вульгарных слов. 2.

Элементарная вежливость как непременная черта этикета предполагает умение здороваться, прощаться, благодарить. 3.

Недопущение грубости и хамства во всех их проявлениях. Приветствия по старшинству, соблюдение табели о рангах и положении. Учет национальных особенностей приветствии. 4.

Сдержанность, недопустимость развязности, панибратства, самообладание в трудных ситуациях. 5.

Уважение к собеседнику, недопустимость высокомерия, похвальбы собой или страной. Скромность в одежде, поведении и высказываниях. 6.

Мягкость манер, умение спорить, не задевая чувства достоинства собеседника. Недопустимость в споре давления чужим авторитетом. Терпимость к иному мнению собеседника. Умение признавать свои ошибки, быть самокритичным. 7.

Готовность и умение во что бы то пи стало сдержать слово, обещание, при любых обстоятельствах выполнить взятое на себя обязательство. 8.

Порядочность, справедливость, благожелательное отношение к подчиненным. Строгость, требовательность к себе и другим. Умение брать на себя решения.

О профессии Специалиста по протоколу

Специалист по протоколу – знает все о том, как правильно, по протоколу организовать деловые, государственные или дипломатические мероприятия с учетом культурных особенностей участников и цели встречи. Протокол как официальный (государственный, дипломатический), так и деловой достаточно активно используется в международных отношениях на разных уровнях.

В России вопросы применения норм протокола в бизнесе становятся актуальными в последние годы. В обязанности специалиста по протоколу входит:

    Детальная организация подготовки мероприятий (переговоры, совещания, конференции), приема делегаций в соответствии с нормами протокола;

  • Сбор и классификация данных по проведению мероприятий, оперативная обработка информации;
  • Составление, согласование и утверждение программ проведения мероприятий;
  • Обеспечение эффективной коммуникации со службами принимающей и участвующих в мероприятии сторон;
  • Прием и протокольное сопровождение участников и делегаций;
  • Оперативный учет и анализ бюджета на протокольное сопровождение;
  • Оперативное решение возникающих задач;
  • Подведение итогов мероприятий.

Завтрак обычно устраивают для ограниченного числа лиц и на него приглашают, как правило, одних мужчин. Завтрак устраивают между 12 и 15 часами.

Прибывших гостей по возможности встречают в помещении, отдельном от того, где накрыт стол. Там предлагаются соки, минеральная вода, орешки, маслины и другие лёгкие закуски.

В это время приглашенные знакомятся друг с другом, между ними завязываются знакомства, намечаются темы бесед. Затем гостей приглашают к столу.

Меню завтрака составляют с учетом национальных вкусов приглашенных. Обычно оно включает в себя: одну-две холодные закуски, одно горячее рыбное блюдо, одно мясное и десерт. Первые блюда (супы) на завтрак подавать не принято. Иногда в ходе завтрака подают сухие вина, а в конце — шампанское, кофе, чай.

Завтрак обычно продолжается час-полтора, из них за столом гости проводят около часа, и только 30 минут за кофе и чаем, который подают после основной части. Инициатива завершения завтрака (также как обеда и ужина) принадлежит хозяину приёма. Но в некоторых странах она может исходить от старшего (по положению) из гостей.

 Обед считается одним из самых торжественных и почетных видов приема. Он подчеркивает важность события, по поводу которого он устраивается. Обед проводится между 19 и 21 часами. Часто на обед мужчин приглашают с женами.

Меню обеда обычно более обильно по сравнению с завтраком. В нем обязательно присутствует первое блюдо. Подача напитков та же, что и на завтраке. Обед обычно длится два-три часа и даже дольше. После стола, за которым гости находятся примерно полтора часа, все переходят в другое помещение, где подают чай и кофе и ведутся беседы. Иногда чай и кофе могут быть поданы и за обеденным столом.

 Ужин начинается в 21 час и позднее. От обеда он отличается, главным образом, временем начала. Первое блюдо может не подаваться.

Это наиболее распространенные виды приемов, их устраивают по самым различным поводам. В зависимости от помещения, которыми располагают устроители, на них обычно приглашают большое число гостей. Организуют эти приемы между 17 и 21 часами.

Фуршет и коктейль проводятся без рассадки, а обед-буфет предполагает свободную рассадку за небольшими столами по 4-6 человек. Гости набирают закуски и берут напитки со специальных столов и буфетов и садятся по своему усмотрению за один из небольших столов. В приглашениях на такие приемы указывают время их начала и окончания.

Если на обед, завтрак, ужин принято прибывать точно в назначенное время, то на эти виды приемов некоторое опоздание вполне допустимо, и не считается нарушением этикета. Но покидать прием раньше второго часа после его начала не рекомендуется. Если же при определенных условиях необходимо покинуть прием гораздо раньше, то гость выражает хозяину сожаление по поводу того, что он не может остаться дольше, извиняется, благодарит за прием и уходит.

Ключевые навыки

  • Английский — B2 — Средне-продвинутый
  • Грамотность
  • Делопроизводство
  • Работа с большим объемом информации
  • Деловое общение
  • Организация деловых поездок
  • Протоколирование
  • MS PowerPoint
  • СЭД
  • Организация встреч
  • Электронный документооборот
  • Документооборот
  • Деловая переписка
  • Подготовка презентаций
  • Деловой этикет
  • Организация совещаний
  • Административная поддержка руководителя
  • Документальное сопровождение
  • Контроль исполнения решений
  • Сбор и анализ информации
Источники

  • https://mosreg.ru/upravlenie-protokola
  • https://mydocx.ru/6-21597.html
  • https://www.un.org/ru/hq/dgacm/protocol.shtml
  • https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%94%D0%B8%D0%BF%D0%BB%D0%BE%D0%BC%D0%B0%D1%82%D0%B8%D1%87%D0%B5%D1%81%D0%BA%D0%B8%D0%B9_%D0%BF%D1%80%D0%BE%D1%82%D0%BE%D0%BA%D0%BE%D0%BB
  • https://economy-ru.com/vneshneekonomicheskaya-deyatelnost/rabota-protokolnoy-slujbyi-20406.html
  • https://postupi.online/professiya/specialist-po-protokolu/
  • https://hh.ru/vacancy/37856670
[свернуть]
Оцените статью
Понравилась статья?
Комментарии (0)
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Комментарии закрыты.